O que a norma vigente exige para adotar o prontuário eletrônico, digitalizar o papel, guardar pelo prazo certo e descartar sem expor o paciente.
O prazo mínimo de guarda do prontuário é de 20 anos a partir do último registro do paciente, conforme a Lei 13.787/2018 e a Resolução CFM 1.821/2007 — moldura que segue vigente em 2026. Dentro desse prazo, o documento precisa permanecer íntegro, sigiloso e acessível, seja em papel, digitalizado ou em sistema eletrônico. Este texto trata da regra técnica e regulatória: quanto tempo guardar, a partir de quando contar, quem responde pela guarda, quando o eletrônico dispensa o papel e como eliminar o original sem expor o paciente. O ângulo aqui é a conformidade documental da clínica; o papel do prontuário como prova de defesa é tratado em outro artigo.
O prazo mínimo de guarda do prontuário é de 20 anos a partir do último registro do paciente. Esse marco aparece em duas normas convergentes e vigentes em 2026: a Lei 13.787/2018 e a Resolução CFM 1.821/2007.
A contagem não parte da abertura do prontuário nem da primeira consulta. Parte do último registro — a última anotação, o último atendimento, o último lançamento clínico. Cada novo registro reabre o prazo de 20 anos para todo o documento daquele paciente.
Há uma distinção técnica que confunde muita gente. A Resolução CFM 1.821/2007 fixa guarda permanente para prontuários arquivados em meio eletrônico, óptico, microfilmado ou digitalizado (Art. 7), e prazo mínimo de 20 anos para os que continuam apenas em papel, não arquivados eletronicamente (Art. 8). A Lei 13.787/2018, por sua vez, autoriza eliminar tanto o papel quanto o digitalizado depois dos 20 anos do último registro.
O piso de segurança jurídica é claro: nenhum prontuário deve ser descartado antes de 20 anos do último registro. Manter por mais tempo é lícito e, em alguns casos, recomendável. O prazo é mínimo, não teto.
Fonte: Planalto — Lei 13.787/2018
O dever de guarda recai sobre a instituição ou o consultório onde o paciente foi assistido. É ali que o prontuário, em qualquer suporte, deve permanecer preservado e acessível durante todo o prazo.
A Resolução CFM 1.821/2007 trata o prontuário como documento de propriedade física da unidade que o gerou. Os dados nele contidos, porém, pertencem ao paciente. Por isso só podem ser revelados com autorização do paciente, por dever legal ou por justa causa.
Essa separação tem efeito direto no dia a dia. O médico que sai de uma clínica não leva os prontuários consigo; a clínica continua responsável pela guarda. Em consultório individual, o próprio médico responde por ela. O encerramento de atividades não extingue o dever — exige destino adequado do acervo.
Quando o prontuário some, fica inacessível ou chega incompleto a um pedido legítimo, a falha é de conformidade documental. E um registro ausente costura, mais tarde, a fragilidade de quem precisaria dele. É o ponto em que esta regra técnica encontra o prontuário como primeira linha de defesa do médico.
O prontuário eletrônico é válido juridicamente, desde que o sistema atenda aos requisitos técnicos de segurança previstos na norma. A validade não decorre do software em si, mas de o registro garantir integridade, autenticidade e confidencialidade.
A Resolução CFM 1.821/2007 organiza esses requisitos em dois Níveis de Garantia de Segurança. O NGS1 é o patamar básico e, sozinho, não autoriza eliminar o papel. O NGS2 é o nível que exige assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil — e é ele que permite prescindir do registro em papel.
Em termos diretos: um sistema que cumpre integralmente o NGS2, com certificado digital ICP-Brasil, viabiliza juridicamente o prontuário 100% eletrônico, sem a obrigatoriedade do papel. Sem esse patamar, o papel continua sendo o documento de referência.
Esses sistemas são chamados de SRES (Sistema de Registro Eletrônico em Saúde). A referência técnica oficial é o Manual de Certificação elaborado pela SBIS em conjunto com o CFM. O registro eletrônico também é o que sustenta práticas como a telemedicina e a receita médica eletrônica, cada uma com regra própria de assinatura e registro.
O NGS2 é o nível que permite ao prontuário eletrônico prescindir do papel; o NGS1, não. Os dois são os Níveis de Garantia de Segurança definidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, referido pela Resolução CFM 1.821/2007. A distinção é técnica, mas a consequência é jurídica e direta.
O NGS1 é o nível básico. O artigo 4º da Resolução 1.821/2007 não autoriza a eliminação do papel quando se usa apenas o NGS1, por falta de amparo legal. Um sistema NGS1 organiza e protege o registro, mas a clínica continua obrigada a preservar o documento original.
O NGS2 é o nível que viabiliza o registro totalmente eletrônico. O artigo 5º exige assinatura digital, e a resolução autoriza o uso de certificado padrão ICP-Brasil. Só com o NGS2 cumprido o estabelecimento pode usar sistema informatizado eliminando a obrigatoriedade do registro em papel.
Uma ressalva de atualidade. Algumas fontes mencionam um suposto nível adicional além do NGS1 e do NGS2. O que está na norma e no Manual oficial são esses dois níveis. Antes de afirmar a existência de outro patamar, o médico deve conferir a versão vigente do Manual de Certificação.
Fonte: CFM — Resolução 1.821/2007 (PDF oficial), Arts. 4º e 5º
O selo formal de qualidade CFM/SBIS não é uma exigência normativa em vigor. O dispositivo que o previa — o artigo 10 da Resolução CFM 1.821/2007 — foi revogado pela Resolução CFM 2.218/2018.
A revogação se deu em razão do término do convênio entre o CFM e a SBIS. O próprio texto oficial da Resolução 1.821/2007 já traz, no cabeçalho, a nota de que foi modificada pela Resolução 2.218/2018, com o artigo 10 marcado como revogado.
Isso não derrubou o resto da norma. Os níveis NGS1 e NGS2, os requisitos de integridade e o uso do certificado ICP-Brasil seguem valendo. O que deixou de existir, desde 2018, foi o selo formal expedido sob aquele convênio.
Para o consultório, a leitura honesta é esta: a norma não obriga o médico a comprar uma certificação. O que se exige é que o sistema atenda aos requisitos técnicos do Manual. A SBIS-CFM permanece como referência técnica do setor, sem ser uma compra obrigatória. Atenção a fontes que ainda citam um selo CFM/SBIS obrigatório ou que rotulam a norma como "Resolução 2.218/2024" — o número e o ano corretos são 2.218/2018.
Pode, mas não basta passar o documento pelo scanner. A Lei 13.787/2018 condiciona a eliminação do papel já digitalizado a um método que assegure a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital, reproduzindo todas as informações do original.
A lei admite o uso de certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, ou outro padrão legalmente aceito, para garantir a autoria e a higidez do arquivo. Digitalizar sem essa cadeia de confiança gera uma cópia, e não um substituto com força equivalente ao original.
Há ainda um filtro humano. A eliminação dos documentos originais já digitalizados depende de análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, criada para essa finalidade, que constata a integridade dos arquivos digitais e avaliza a eliminação dos que os originaram.
Vale separar duas hipóteses que costumam ser confundidas. Uma é eliminar o papel porque ele foi digitalizado em sistema adequado: aí entra a comissão. Outra é eliminar o papel porque passaram os 20 anos do último registro: essa é a hipótese própria do prazo legal, e vale mesmo para o prontuário que nunca foi digitalizado. São caminhos distintos, com a mesma exigência de fundo — preservar a intimidade do paciente no descarte.
Fonte: Planalto — Lei 13.787/2018
Migrar do papel para o eletrônico segue uma sequência que a norma desenha com clareza. Cada etapa responde a uma exigência legal, não a uma boa prática opcional.
1. Adote um sistema em nível NGS2. O sistema de guarda eletrônica deve operar com assinatura digital padrão ICP-Brasil, atendendo ao Nível de Garantia de Segurança 2 da Resolução CFM 1.821/2007. É o patamar que permite prescindir do papel.
2. Digitalize com método que preserve o documento. A captura precisa reproduzir todas as informações do original e assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade, conforme a Lei 13.787/2018.
3. Constitua a comissão de revisão de prontuários. A eliminação dos originais depende da análise dessa comissão permanente, que confere a integridade dos arquivos digitais antes de autorizar o descarte.
4. Respeite o prazo mínimo de guarda. Só decorridos 20 anos do último registro o original em papel pode ser eliminado por decurso de prazo. Antes disso, papel e arquivo digital coexistem.
5. Formalize a eliminação com rastreabilidade. O descarte se documenta em termo próprio, mantido em arquivo, com elementos que permitam identificar o que foi eliminado e por qual método.
6. Destrua de modo que ninguém remonte os dados. Fragmentação, incineração ou processo equivalente que inutilize o suporte físico. Resguardar a intimidade do paciente no descarte é exigência expressa da lei.
Fonte: Planalto — Lei 13.787/2018
Passados os 20 anos do último registro, o prontuário pode ser descartado, desde que o procedimento garanta rastreabilidade e proteja o sigilo do paciente. O ponto de partida é a regra do artigo 6º da Lei 13.787/2018, que autoriza a eliminação resguardada a intimidade do paciente.
Antes de descartar, verifique se não há prazo maior imposto por determinação legal, judicial, administrativa, contratual ou arquivística. Existindo qualquer uma dessas hipóteses, a guarda se estende. Não existindo, o descarte fica autorizado após o prazo mínimo.
Na prática, o descarte seguro reúne três elementos. Primeiro, um registro do que foi eliminado, com rastreabilidade. Segundo, um método que inutilize o suporte e impeça a reconstrução dos dados — não se descarta prontuário no lixo comum. Terceiro, o cuidado de que o próprio registro do descarte não exponha diagnósticos ou dados clínicos do paciente.
O CFM tem reforçado, em manifestações recentes de 2026, a vigência dessa moldura e o detalhamento do procedimento de descarte. Como esse material é recente, o médico deve conferir a íntegra na publicação oficial do CFM antes de adotar um procedimento padrão. A regra de base — 20 anos do último registro e descarte que preserve a intimidade — permanece a referência segura.
A guarda do prontuário é também uma obrigação de segurança da informação. O dado de saúde é dado pessoal sensível para a LGPD (Lei 13.709/2018), o que eleva o cuidado exigido em todo o ciclo de vida do registro.
A retenção do prontuário pelo prazo legal não conflita com a LGPD. Ela se apoia no cumprimento de obrigação legal e regulatória de guarda. O que a lei de proteção de dados acrescenta é o dever de proteger esse acervo enquanto ele existe.
Na guarda eletrônica ou em nuvem, isso se traduz em medidas concretas: controle de acesso por perfil, registro de auditoria de quem acessou o quê, criptografia e cópias de segurança. O objetivo é manter o prontuário acessível a quem deve e fechado a quem não deve. O estabelecimento continua responsável pelo registro mesmo quando o armazenamento é terceirizado, de modo que o contrato com o fornecedor e a localização dos dados passam a integrar a análise de conformidade.
Quem pode acessar? O paciente e seu representante legal, e os profissionais envolvidos no cuidado. Fora disso, a divulgação depende de autorização, dever legal ou justa causa — regra que vale para o papel e para o eletrônico, e que não se encerra com o fim do atendimento.
Adequar-se a essa moldura significa transformar a guarda do prontuário em um processo controlado. A lista a seguir reúne os pontos que concentram a atenção do médico e da clínica antes de abandonar o papel ou migrar de sistema.
1. Defina o suporte e o prazo. Saiba se o prontuário é de papel, digitalizado ou eletrônico nativo, e aplique a contagem dos 20 anos a partir do último registro de cada paciente.
2. Garanta o nível técnico do sistema. Para dispensar o papel, o sistema precisa atender ao NGS2, com certificado ICP-Brasil. Avalie o sistema pelos requisitos do Manual, não por selo de marketing.
3. Constitua a comissão antes de eliminar papel digitalizado. A eliminação de originais digitalizados depende da comissão permanente de revisão de prontuários. Sem ela, não se descarta o papel por esse caminho.
4. Padronize o descarte. Tenha um termo de eliminação com rastreabilidade e um método que impeça a recuperação dos dados, respeitada a intimidade do paciente.
5. Documente o dever de guarda em transições. Saída de médico, mudança de endereço ou encerramento de atividade exigem destino definido para o acervo, sem interrupção da guarda.
O risco de uma guarda informal aparece quando alguém pede o prontuário e ele não está lá, ou chega incompleto. Estruturar essa frente é parte de manter a clínica em ordem e de tratar o registro como prova confiável quando ela for necessária.
Por quanto tempo o prontuário precisa ser guardado? No mínimo 20 anos a partir do último registro do paciente, conforme a Lei 13.787/2018 e a Resolução CFM 1.821/2007, em vigor em 2026. O prazo vale para papel, digitalizado e eletrônico. Pode ser estendido por determinação legal, judicial, administrativa, contratual ou arquivística. Antes desse prazo, o prontuário não deve ser descartado.
Posso jogar fora o prontuário de papel depois de digitalizar? Sim, mas com condições. A Lei 13.787/2018 exige que a digitalização assegure integridade, autenticidade e confidencialidade, e que a eliminação do papel passe por análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários. Sem esse procedimento, o original de papel deve ser mantido. Não basta escanear e descartar.
A partir de quando contam os 20 anos? A partir do último registro, não da abertura do prontuário nem da primeira consulta. Cada nova anotação ou atendimento reinicia a contagem para o documento daquele paciente. Por isso prontuários de pacientes ativos, com lançamentos recentes, não atingem o prazo de descarte enquanto houver registros novos.
O prontuário eletrônico vale sem o papel? Vale, desde que o sistema atenda integralmente ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2) da Resolução CFM 1.821/2007, com assinatura digital em certificado ICP-Brasil. Esse é o patamar técnico que permite prescindir do registro em papel. Sistemas apenas em NGS1 não autorizam a eliminação do papel.
O selo SBIS-CFM é obrigatório? Não. O selo formal de qualidade CFM/SBIS foi revogado pela Resolução CFM 2.218/2018, após o término do convênio entre as entidades. O que a norma exige é que o sistema atenda aos requisitos técnicos do Manual de Certificação; a SBIS permanece como referência técnica oficial, mas a aquisição de um selo não é obrigação legal.
A regra de guarda do prontuário tem um piso simples de memorizar: 20 anos a partir do último registro, com integridade, sigilo e acesso preservados durante todo o prazo. A moldura da Lei 13.787/2018 e da Resolução CFM 1.821/2007 segue vigente em 2026, com a única alteração pontual da Resolução CFM 2.218/2018, que revogou o antigo selo CFM/SBIS. O prontuário eletrônico vale e pode substituir o papel quando atende ao NGS2 com assinatura digital ICP-Brasil; a eliminação de originais digitalizados depende de comissão e método íntegro; o descarte após o prazo exige rastreabilidade e respeito à intimidade do paciente. O que separa a clínica adequada da exposta é a existência de um processo: suporte definido, sistema no nível técnico certo, comissão para autorizar a eliminação e termo de descarte. Se o seu consultório está revendo como adota o registro eletrônico, digitaliza o acervo e organiza a guarda, vale tratar a frente com o cuidado jurídico que a conformidade documental exige.
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